智慧校園案例分享 - 華南理工大學“一張表”工程

來源：華南理工大學官網

在高校信息化建設的起步階段，高校各業務部門多數是以自行建設本部門業務系統或服務平臺為主，如人事系統、教務系統、科研系統、財務系統、一卡通系統等。在隨后發展的過程中，逐漸暴露出很多問題：
每個系統或平臺的登錄入口分布在各個業務部門，且不同的登錄用戶名和密碼對記憶力發起一次次挑戰；
最大的問題還是各業務系統數據共享程度低，導致相似的數據需要在多個系統中重復填報，例如績效考核、職稱評審、導師資格審查等都需要填報教學科研成果，以至于教師需要在每個系統中重復填報。
另外，還存在通過線下方式填報數據的情況。線下填報方式在數據準確性、完整性、權威性等方面得不到保證，采集數據花費時間長、精力大、統計困難。
“填表難”逐漸成為教師吐槽的突出問題。2018年底，華南理工大學提出建設“五個一”工程，即一套數據、一個入口、一個賬號、一張報表、一站式服務。學校開始開展“一張表”工程建設工作。
“一張表”工程建設方案
“一張表”工程的建設，通過數據共享、統一展現、統一采集、歸口管理、自動填報的方式，實現“只填一次，全面共享”，解決教師“填表難”問題，并定位為教師整個教研周期和學校學科發展服務。
校內業務系統權威數據源和社會權威數據源的數據通過數據接口和數據共享機制，同步到“一張表”平臺；業務部門線下管理的權威數據導入“一張表”平臺。以上權威數據在“一張表”平臺統一向教師展現。無權威數據源的數據在“一張表”平臺統一采集，由教師個人錄入。
“一張表”工程建設方案
來源于權威數據源且未被修改的數據，以及教師個人錄入或修改并審核通過的數據，均視為有效數據，可同步到其他業務系統進行各項業務應用，如人事考核、職稱評審、導師資格評定、教師畫像、統計分析等。同時，教師個人也可在“一張表”導出EXCEL數據用于科研項目、人才項目申報等。
建立數據共享機制
“一張表”平臺依托數據共享機制，通過學校數據共享中心實現數據交互，是建設在數據共享中心之上的應用平臺。因此，要建設好“一張表”平臺，首先需要確立數據共享基本原則：
1.由數據產生部門負責本部門提供的數據（稱為權威數據源）的完整性、準確性；
2.對權威數據源所提供數據的修改，必須在維護相應權威數據源的應用系統中修改并審核；
3.數據使用部門不允許新增或刪除數據產生部門提供的數據；
4.數據使用部門如需對數據產生部門提供的數據進行加工，必須在自己的業務系統中進行，且不能直接修改數據產生部門提供的數據；
5.權威數據提供部門不負責提供維護、但數據使用部門需要用到的數據，由數據使用部門提出，經數據權威部門同意后，由學校數據中心提供維護和審核界面。
以此數據共享基本原則為基礎建立的數據共享機制，將為“一張表”平臺的業務邏輯及數據基礎提供必要的保障。
確定權威數據源
根據業務情況，可將權威數據源分為以下幾類：
1.有業務部門及業務系統管理的數據：主要包括學校的教學、科研、人事、財務、資產核心數據。這類數據的權威數據源為主管業務部門，例如教務處、研究生院、科技處、人事處、財務處、資產處等。數據源系統則為相應的業務管理系統，例如本科教務系統、研究生教務系統、科研管理系統、人事系統、財務系統、國資管理系統等。這些數據源系統定時向學校數據中心同步業務數據。
2.有業務部門管理而無業務系統管理的數據：例如各項教學獲獎數據由教務處和研究生院負責管理，但是數據未進入教務系統；部分創新創業項目、教研教改項目及學校高等教育研究基金立項項目、中國博士后科學基金項目等分別由教務處、研究生院、高等教育研究所和人事處線下管理。這類數據可由主管業務部門定期提供EXCEL后臺導入學校數據中心，或直接在“一張表”平臺的數據維護頁面上進行數據維護管理。
3.業務部門難以全面掌握且有網上數據來源的公開數據：主要指論文、專利等公開數據。這類數據可聯合第三方的專業機構或企業，通過技術手段從公開平臺獲取數據，經復雜算法與校內教師信息進行匹配后，在“一張表”平臺推送給教師認領。
4.無業務部門管理無權威數據來源的數據：對于無法通過以上三種手段獲取到的數據，由教師在“一張表”平臺錄入，并由學院審核。
數據補充及報錯流程
教師本人對數據進行報錯及補充，是數據治理的一項重要手段。圖2為數據補充及報錯流程。
數據補充及報錯流程
數據報錯流程的原則是數據問題歸口管理。對于教師反饋的數據問題，均由數據源頭核查及修改：
對于有權威源系統的必須在權威源系統修改后再同步到“一張表”。無論數據源是校內的業務管理系統，還是第三方的網推數據系統，都必須由數據源修改后再同步到“一張表”，不允許在“一張表”直接修改數據。
對于業務部門線下維護導入“一張表”的數據，以及業務部門在“一張表”界面上維護的數據，必須由該業務部門在“一張表”上修改數據。
對于教師個人在“一張表”錄入或補充的數據，若需修改，應由數據審核人員退回給教師本人進行修改后重新提交，審核人員再次審核。
數據填報
在“一張表”平臺上，凡是來源于權威數據源且未經修改的數據，以及教師個人補充錄入且審核通過的數據，均認為是有效數據。有效數據可進行數據業務應用。
高校最常用的“一張表”數據業務應用，主要包括績效考核、職稱評審、導師遴選、導師資格審查等，還可以應用于“雙一流”數據填報、高基報表填報、各類數據統計等。
對于廣大教師來說，借助“一張表”平臺最大的意義在于，可大大減輕各項填表工作。
在此之前，績效考核、職稱評審、導師遴選、導師資格審查都需要重復填寫大量的相似數據，包括個人基本信息、近五年的教學科研業績等。對于業績突出的教師，僅教學工作量、論文、專利等幾大項數據就可以達到上百條數據，每填寫一次都是巨大的工作量，且每條數據的具體信息，例如課程課時、學生人數、論文期刊期號、出版時間、影響因子等，需要查閱各個系統及各種資料才能填寫完整。
有了“一張表”平臺之后，可根據業務規則，為教師自動提取相應時間段內符合要求的數據條目，并自動提供幾乎全部的具體信息。這樣，課程課時、授課學生人數、論文期刊期號、出版時間、影響因子都已自動填充，教師只要核對無誤即可直接提交，極大地減輕了教師的填報壓力，使教師能更專注地將精力投入到教學科研工作中。

建設成效

消除信息孤島，數據高度共享。華南理工大學“一張表”工程自2018年底啟動以來，已集成了五大類共44小類的數據項，其中使用率最高的數據項有“本科教學”“研究生教學”“指導研究生”“科研項目”“論文”“專利”等。當前本科教學數據量達26671條，研究生教學數據99891條，科研項目數據61971條，論文數據631553條，專利數據41698條。
目前，“一張表”平臺支撐的主要業務應用包括：職稱評審、教職工績效考核、研究生導師招生資格審核等。2019~2021年已連續三年為人事處績效考核、崗聘業務提供數據支撐，2020~2022年連續三年為研究生院導師招生資格審查工作提供數據支撐和填報功能。
教師在一個平臺上能夠輕松獲取個人相關的各類數據，能夠通過簡單操作完成大量業績數據的填報，而數據來源的權威性也為學院、學校的數據審核提供了保證，使原本填報復雜、審核困難的工作變得輕松高效。
另外，“一張表”平臺還為各學院各業務管理部門提供統計分析和數據上報的權威數據源，各學院各部門無需再向教師征集各種數據，只需在“一張表”平臺中，通過各種維度條件查詢出所需數據，即可輕松導出。

作者：梁倩、趙春巖、鄒杜（華南理工大學）

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